西予市役所オフィス改革の取組み

西予市では、平成26年度からオフィス改革の取組みを始めました。

背景としましては、人口減少から集落消滅、社会保障費増大、税収の減少へ繋がり、財政が悪化し、それがさらなる人口減少を生むという悪循環となっています。

多様化する市民サービスへの対応、職員数が減少しても仕事が減らない現状をただ手をこまねいて見守っているだけでいいのかという危機感から、職員の意識改革、従来の働き方の見直し、新たな手法の開拓、イノベーションの創出を糸口とし、生産性の向上を図ることにしました。

生産性向上には、そのための環境が必要ということでオフィス改革に取り組んでおります。

4階企画財務部（当時）において、部署間の書棚や袖机を集約・撤去し、既存の机などを使ったレイアウト変更を行いました。

その後、4階フロア全体でも行いました。

本庁4階モデルオフィス完成後、他のフロアへ拡大を検討していたところ、平成30年7月豪雨が発生し、西予市においても甚大な被害が発生しました。

復旧・復興を最優先に進めるためオフィス改革は一旦停止となりますが、その後、再開をすることとなります。

令和元年8月に本庁2階、3階の既存の机などを活用したレイアウトを変更を行い、次の取組みを検討しているところで新型コロナウイルス感染症が世界的に流行し始めました。

新型コロナウイルス感染症による対面・接触によるコミュニケーションが制限される中、行政のデジタル化が全国的な課題として顕在化しました。

西予市では、中長期的な視点に立って、Withコロナを前提とする新しい生活様式に対応する行政サービスの構築に加え、令和5年度からスタートする地区公民館を住民自治の拠点とする地域づくりセンターへの対応、災害などの非常時においても業務を継続でいる体制の整備を目的に、オフィス改革を進化させ、全庁的に取組むこととなり令和3年度末に概ね完了をしました。

• 市民の負担を減らす総合窓口の設置
• ABW(Activity Based Working)の本格導入に向け、全庁的に多様なスペースを捻出
• 共用スペース面積を増やし、部・課を超えたコミュニケーションの活性化
• ペーパーストックレス、ICTツールを活用したペーパーレスな働き方の浸透
• 全員参加型の浸透プログラムの実施 等

• 電子決裁の運用開始
• 場所を選ばず働くことができる環境のさらなる向上、老朽化したPBX機器更新のため、固定電話をスマホまたはパソコンで通話できるクラウドPBXを導入
• オフィス改革にアツい想いを持った若手職員有志によるオフィス改革コアチームを結成
  気持ち良く働くための議論など、オフィス改革により整備したハードをより良く活かすため、ソフト面の強化を開始

• 各フロアでの働き方に関する課題抽出のため、オフィス向上委員会を定期開催
• 第1次ノーコード宣言シティを宣言。ノーコードツールを活用した、行政事務効率化への取組みに着手
  水道利用開始/休止のオンライン申請フォームなどを担当課と共同により構築

• 西予市行政経営戦略会議により、デジタルツールを活用した「行革業務改革改善について」を提案/承認
• 行政/民間経験者の講師による、業務改革/改善マインド研修開催（愛媛県市町・DX推進会議モデル事業として実施）
• 市民課窓口予約、事前申請フォームなどを担当課と共同により構築

西予市オフィス改革事業は、整備したオフィスを活かした働き方改革へのフェーズとなりました。

業務改革/改善は、継続していくこと、やめないことが大切です。

西予市では、長年取り組んできたオフィス改革をベースに、生産性の向上や行政事務の効率化に向けて、時代の変化に応じた改革/改善を一歩一歩ではありますが、引き続き積み重ねて参ります。

平成28年度から令和7年3月末までに、自治体をはじめ民間企業、各種団体含め155団体924名の方に視察いただいております。

視察は随時対応しておりますので下記の問い合わせ先までご連絡ください。