西予市役所オフィス改革の取組み

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オフィス改革の取組みの背景

2025(令和7)年度の取組み New!!

オフィス改革の取組みの背景

西予市では、2014(平成26)年度からオフィス改革の取組みを始めました。

背景としましては、人口減少から集落消滅、社会保障費増大、税収の減少へ繋がり、財政が悪化し、それがさらなる人口減少を生むという悪循環となっています。

多様化する市民サービスへの対応、職員数が減少しても仕事が減らない現状をただ手をこまねいて見守っているだけでいいのかという危機感から、職員の意識改革、従来の働き方の見直し、新たな手法の開拓、イノベーションの創出を糸口とし、生産性の向上を図ることにしました。

生産性向上には、そのための環境が必要ということでオフィス改革に取り組んでおります。

2025(令和7)年度の取組み

各階層ごとの意識改革研修として、部長級等の幹部職員を対象とした「DX/業務改善マインド研修」の実施と、アーカイブ動画化（愛媛県市町・DX推進会議広域研修事業により実施）
各課業務担当者が抱える課題を持参し、解決していくための方法を学ぶ課題解決研修の開催と、課題解決に向けたデジタル推進課による伴走支援の実施
財政危機脱却プランによるDXのさらなる推進と、総務課働き方改革担当部門との連携強化

※上記の取組みの詳細は、以下のFacebook等をご覧ください。

これまでの取組みにより、業務担当課から主体的に、デジタルツールを活用して業務改善に取り組んでいきたい旨のデジタル推進課への相談が増え始めております。

業務改革/改善は、継続していくこと、やめないことが大切です。

西予市では、より良い市民サービスの提供のため、長年取り組んできたオフィス改革をベースに、生産性の向上や行政事務の効率化を図り、時代の変化に応じた改革/改善を、折れない心で、一歩一歩ではありますが、引き続き積み重ねて参ります。

2024(令和6)年度の取組み

西予市行政経営戦略会議により、デジタルツールを活用した「行革業務改革改善について」を提案/承認
行政/民間経験者の講師による、業務改革/改善マインド研修開催（愛媛県市町・DX推進会議モデル事業として実施）
市民課窓口予約、事前申請フォームなどを担当課と共同により構築
西予市オフィス改革事業は、整備したオフィスを活かした働き方改革へのフェーズとなる

2023(令和5)年度の取組み

各フロアでの働き方に関する課題抽出のため、オフィス向上委員会を定期開催
第1次ノーコード宣言シティを宣言。ノーコードツールを活用した、行政事務効率化への取組みに着手
水道利用開始/休止のオンライン申請フォームなどを担当課と共同により構築

2022(令和4)年度の取組み

電子決裁の運用開始
場所を選ばず働くことができる環境のさらなる向上、老朽化したPBX機器更新のため、固定電話をスマホまたはパソコンで通話できるクラウドPBXを導入
オフィス改革にアツい想いを持った若手職員有志によるオフィス改革コアチームを結成
気持ち良く働くための議論など、オフィス改革により整備したハードをより良く活かすため、ソフト面の強化を開始

2020(令和2)年度からの取組み

本庁4階モデルオフィス完成後、他のフロアへ拡大を検討していたところ、2018(平成30)年7月豪雨が発生し、西予市においても甚大な被害が発生しました。

復旧・復興を最優先に進めるためオフィス改革は一旦停止となりますが、その後、再開をすることとなります。

2019(令和元)年8月に本庁2階、3階の既存の机などを活用したレイアウトを変更を行い、次の取組みを検討しているところで新型コロナウイルス感染症が世界的に流行し始めました。

新型コロナウイルス感染症による対面・接触によるコミュニケーションが制限される中、行政のデジタル化が全国的な課題として顕在化しました。

西予市では、中長期的な視点に立って、Withコロナを前提とする新しい生活様式に対応する行政サービスの構築に加え、2023(令和5)年度からスタートする地区公民館を住民自治の拠点とする地域づくりセンターへの対応、災害などの非常時においても業務を継続でいる体制の整備を目的に、オフィス改革を進化させ、全庁的に取組むこととなり令和3年度末に概ね完了をしました。